سلام به همگی امیدوارم حالتون کلی خوب باشه و لباتون خندون 
تازگیا در مورد موضوع چگونگی استفاده درست از زمان یکم تحقیق کردم و یکی دوتا کتاب خوندم و اطلاعاتی که به دست آوردم رو اینجا جمع کردم که شاید به دردتون بخوره، مخصوصا این روزا تو قرنطینه که قطعا وقتمون از قبل خیلی بیشتره.
زمان بدون شک باارزش ترین دارایی همه ماست چون وقتی از دست بره دیگه بازگشتش امکان ناپذیره.
خب همونطور که همه میدونیم زمان ما در طول یک شبانه روز کاملا محدود و مشخصه.
بعضی ها از این موضوع با بهونه گیری بر علیه خودشون استفاده میکنن مثلا شخصی میخواد زبان یاد بگیره اما مدت ها با این بهونه معروف <وقت ندارم> خودش رو گول زده و به خودش ظلم کرده .
درسته که زمان ما محدوده و نمیتونیم جلوی از دست رفتنش رو بگیریم ، اما میتونیم با مطالعه و کسب دانش در این زمینه بهینه تر ازش استفاده کنیم و کاملا تحت کنترل قرارش بدیم.
مدیریت زمان و بهره وری شخصی در طول روز از زمانتون اول از همه نیازمند اینه که شما به زندگیتون ارزش بدید یعنی برای هر یک دقیقش ارزش قائل باشید .
مشخصه که هر چه بهتر از زمانتون استفاده کنین در طول روز کارهای بیشتری رو میتونین انجام بدین.
این خیلی سادست ، اما آسون نیست و شما باید به یه سری نکات توجه کنین که در نهایت بتونین به بهترین شکل ممکن از زمانتون در راستای رسیدن به اهدافتون استفاده کنین .
فاکتور اول : روانشناسی مدیریت زمان
آدما دو دسته هستند، فعال و منفعل .
افراد فعال مسئولیت زندگی خودشون رو بر عهده دارند و برای به حقیقت پیوستن خواسته هاشون اقدام میکنن . خودشون رو برای شرایط مختلف آماده میکنن و منتظر بقیه نمیمونن که بیان اینکارو براشون انجام بدن (که البته ممکن هم نیست). همچنین دیگران رو مقصر کاستی هایی که دارن نمیدونن و اگر در طول مسیر مشکلی سد راهشون بشه میگردن به دنبال راه حل و قطعا جوینده یابنده است .
افراد منفعل کاملا برعکس هستند . مدام از شرایط ناله میکنن و در عین حال که هیچ اقدامی نمیکنن دیگران رو مقصر همه چیز میدونن .و چون هیچوقت خودشون رو برای شرایط آماده نمیکنن در نتیجه مدام در حال دویدن و ری اکشن فوری نشون دادن به شرایط مختلف هستن و تحت فشارند.
مثلا اگر شما از سطح زبانتون راضی نیستین حدس بزنین مقصر کیه؟ معلم زبانتون ؟ دوره ای که استفاده میکنین ؟ یا خودتون ؟ گزینه آخر درسته 
خودتون .
اگر شما مسولیت زندگی و یا یادگیری تون رو بر عهده نگیرین هیچکس دیگه قرار نیست این کارو برای شما بکنه .
دو دلیلی که فعال یا منفعل بودن در مدیریت زمان شما تاثیر دارند:
1 - یک اینکه با منفعل بودن همینطور زمان از دست میدین و چیزی شبیه غول چراغ جادو قرار نیست بیاد شمارو به اهدافتون برسونه.
2 - دو اینکه افراد منفعل از اونجا که همیشه تحت فشار شرایط مختلف هستند هیچوقت از استرس و منفی که دشمن بهره وری و مدیریت زمان هستند دور نمیمونن .
ارتباط احساسات منفی با مدیریت زمان:
همه ما یک خودانگاره داریم . خودانگاره یعنی درک خودتون نسبت به توانایی هاتون در زمینه های مختلف (اینکه شما خودتون رو فردی مسلط یا کاملا ناآگاه در اون زمینه میدونین) و ذهنیتتون راجع به جایگاهتون پیش دیگران .
نکته مهم این هست که خودانگاره شما باعث میشه که شما ناخودآگاه تلاش کنین که بین فردی که واقعا هستین و فردی که خودتون رو با اون عنوان قبول دارین هارمونی ایجاد کنین . ناگهان به خودتون میایین و میبینین اون خودانگاره ای که داشتین حالا تبدیل به واقعیت شما شده فردی که واقعا هستین.
پس اگر شما خودتون رو فردی ناتوان و ناآگاه در زمینه مدیریت زمان میدونین هیچ روشی برای شما کار نخواهد کرد . حتی اگر تمامی کتاب های موجود در زمینه مدیریت زمان رو بخونین و به توصیه بهترین استاد ها عمل کنین باز هم فایده ای نخواهد داشت . پس برای اینکه به مدیر زمانی توانا تبدیل بشین ابتدا لازم هست که ذهنیت یا درواقع خودانگاره تون رو عوض کنین . اگر شما فردی منفعل هستین لازمه که در این مورد تجدید نظر کنین زیرا منفعل بودن اینجا جز احساسات منفی و در نهایت از دست رفتن تایمتون چیز دیگه ای براتون نخواهد داشت .
برای ایجاد خودانگاره مثبت یه سری اقدامات هست که میتونین انجام بدین 
1 - دیالوگ های ذهنیتون رو کاملا تغییر بدین . 95% احساسات و واکنش های شما ناشی از نحوه ای که شما با خودتون حرف میزنید هستند ! پس هر روز با خودتون بگین <من فردی منضبط هستم و از زمانم به نحو احسنت استفاده میکنم> . شاید اولش یکم سخت باشه اما با گذر زمان و تکرار این تبدیل به باور شما میشه. نکته مهمی که اینجا هست اینه که اگه کسی از شما در این مورد سوال کرد مثلا بگین <من خیلی منضبط هستم و بر زمان و روزم کنترل کامل دارم>. این موضوع در شکل گیری سریع تر این باور نقش کلیدی داره .
2 - سعی کنین هر روز کاری هرچند کوچک انجام بدین که باعث ایجاد اون حس رضایت نسبت به خودتون میشه. مثلا فردا با کسی قرار دارین .دقیقا سر ساعت سر قرار باشین . کارهای کوچیک از این قبیل که باعث ایجاد حس رضایت در شما میشه میتونه به ذهنیت شما نسبت به خودتون انرژی مثبت تزریق کنه . 
3 - چشماتون رو ببندید و خودتون رو اونطور ایده آل شماست تصور کنین (هر روز این کارو تکرار کنین) . مثلا دوست دارین فردی خونسرد و معتمد به نفس باشین ؟ اگر اینطور بود چه حسی داشتید؟ دوست دارین فردی کاملا بدون استرس باشین که کنترل صد در صدی روی زندگیش داره ؟ خودتون رو تو همون شرایط تصور کنین . این کار نیازمند اینه که شما شناخت خوبی از خودتون و اهدافتون داشته باشین .
میتونین جهت تقویت شناختتون نسبت به خودتون رو این چندتا سوال فکر کنین :
من … هستم .
بزرگترین هدف من از زندگی … است.
زندگی …است.
نکته پیدا کردن پاسخ این سوالا نیازمند اینه که واقعا بشینین فکر کنین و اگه از من میپرسین پاسخ دادن آسون نخواهد بود ولی اگه این کار رو بکنین خیلی چیزا تو زندگی براتون آسونتر خواهند شد .
بازم نکته هر روز نیم ساعت یا بیشتر وقت اختصاص بدین که به این موضوع فکر کنین . اینکه شما واقعا کی هستین و از زندگی چی میخواین و 5 سال دیگه یا بیشتر قراره کجا باستید. سعی کنین این کارو اول صبح انجام بدین 
و از قلم و کاغذ هم استفاده کنین . این تمرین باعث میشه که ارزشهاتون رو بشناسید و در طول روز در راستای اونها قدم بردارین.شما اگه ندونین که هدفتون چیه و به سوی چی دارین قدم بر میدارین قطعا تمایلی به سریعتر به اونجا رسیدن هم نخواهید داشت و بدون شک کلی زمان طلف میکنین. فراموش نکنین که دور اندیش باشین 
4 - هرگز و هرگز و هرگز خودتون رو با کسی مقایسه نکنین . شما موجودی خارق العاده و بی همتا هستید مثل دیگران نیستید و ویژگی های منحصر به فردی دارین که شمارو خاص میکنه . ارزش های شما در طولی زندگی تون با توجه به تجربه هایی که داشتین و چیزهای دیدین و شنیدین شکل گرفتن و دلیلی نداره که شبیه دیگران باشن .
این موضوع در رابطه با همه صدق میکنه
فاکتور دوم : برنامه ریزی سنجیده برای استفاده بهینه از زمان
حالا که با استفاده از نکاتی که بالا گفتم متوجه شدین که با خودتون چند چندین و هدفتون چیه حالا وقت برنامه ریزیه 
حتما میدونین که اقدام کردن بدون برنامه ریزی عامل شکسته. پس اقدام کردن فوری هر چقدر هم هیجان انگیز باشه شما باید مقاومت کنین و برای برنامه ریزی کردن وقت بگذارید چون اگه نگذارید به احتمال زیاد شکست میخورید و مجبور میشین که برگردین خونه اول و برای موفقیت این بار با برنامه ریزی پیش برین که این خودش کلی زمان از شما میگیره.
از خودتون این سوال رو بپرسین :
چجوری قراره انجامش بدم ؟
یه سری تکنیک و نکاتی رو در ادامه ذکر میکنم که در این امر بهتون کمک خواهد کرد.
استفاده از بولت ژورنال
این یکی از بهترین سیستم های صرفه جویی در زمان و برنامه ریزی و درنهایت رسیدن به اهداف سالانه ماهانه هفتگی و حتی روزانس. به شدت توصیه میکنم ازش استفاده کنین . بیشتر از این توضیح نمیدم و شمارو ارجاع میدم به تاپیک دوست عزیزمون @a.bayani
استفاده از لیست وظایف روزانه (to-do list)
این سیستمی هست که در طول روز خیلی میتونه به شما کمک کنه . حتی میشه به صورت لیست وظایف هفتگی یا بازه های زمانی متفاوت تر هم ازش استفاده کرد. این سیستم :
1 - به شما این امکان رو میده که کارهای مهم و کار هایی که ارزش کمتری دارن و میشه بعدا انجامشون داد رو تو یه قاب داشته باشین و بدونین که کجا باید زمانتون رو بیشتر صرف کنین و در نهایت برای کار های مهم سریعتر اقدام کنین.
2 - شمارو از استرس دور نگه میداره و شما با استفاده درست از این سیستم دیگه اون احساس گناه و عذاب وجدان و نگرانی وقتی از کارها عقب میوفتین رو تجربه نخواهید کرد.
اما نکته قابل توجه اینه که این سیستم یه سری پیچیدگی هایی داره که اکثریت چیزی راجع بهشون نمیدونن و این خودش مانع بزرگی برای استفاده بهینه از زمان و موفقیت شما باشه که من الان عواملش رو توضیح میدم براتون.
باور غلطی که راجع به to-do list ها وجود داره اینه که از این لیست برای انجام دادن کارها استفاده میشه یعنی مثل یه چوب جادویی.
این میتونه درست باشه ولی باید توجه داشت که برای انجام دادن چه کارهایی؟
وظیفه این سیستم اینه که وظایف روزانه شما رو مرتب میکنه و در یک قاب نمایش میده زمان شمارو مدیریت میکنه و کار هایی که اهمیت بالایی دارن رو به سرانجام میرسونه . (البته که لیست وسیله است و عامل اصلی شما هستین.)
حالا خیلی وقتا پیش میاد که شب لیستو باز میکنیم و چشممون میخوره به کلی آیتم تیک نخورده و در نهایت با سیل عظیمی از انرژی منفی مواجه میشیم.
دلایل اصلی رو براتون توضیح میدم که بتونین از این فاجعه جلوگیری کنین
1 - هدف سیستم رو اشتباه متوجه شدین - این سیستم یه غول چراغ جادو نیست که هر کاری که به ذهنتون میاد رو روش بنویسین و انتظار داشته باشین این کارها به سرانجام برسن.بلکه همونطور که گفتم ابزاریه برای اینکه به کارها و وظایفمون سروسامون بدیم و و مهما رو از بی ارزشها جدا کنیم و درنهایت مهم هارو در اولویت بزاریم و انجام بدیم.
2 - از ددلاین استفاده نمیکنین - حواستون باشه که to-do list بدون ددلاین مثل این میمونه که دارین آرزوهاتون رو لیست میکنین رو برگه! ددلاین گذاشتن واسه فعالیت های روی لیستتون به شما اجازه نمیده که از انجام دادن اونها طفره (procrastinate) برین.
قانون پارکسینسون میگه هر کار به اندازه زمانی که برای آن اختصاص داده شده طول میکشه و کش میاد .
3- لیستتون رو بیش از حد بلند کردین - خیلی سادست ! انقد لیستتون رو بلند کردین که امکان نداره به همشون برسین چون همونطور که میدونید همه ما در طول هر شبانه روز مدت زمان مشخصی و محدودی داریم. اگه با این فرمون پیش برین اول صبح که قد و بالای لیست رو میبینین بدون شک حس بی انگیزگی بهتون دست خواهد داد و به طفره رفتن (procrastinate) ترغیب میشین آخر شب که میرین سر لیستتون جز انرژی منفی چیزی عایدتون نخواهد شد ! پس سعی کنین حتما اولویت بندی کنین و فقط کارهای مهم رو بنویسین .
تعداد آیتم هارو به 7 الی 10 محدود کنین .
4- آیتم هاتون بیش از حد باهم تفاوت دارند - اگه فعالیت هایی که 3 دقیقه زمان لازم دارند رو زیر اونایی که 3 هفته زمان میخوان بنویسین وقتی لیست رو باز میکنین به اصطلاح فلج میشین و نمیدونین چیکار کنین و اصلا از کجا شروع کنین! بزارین بهتون بگم چه اتفاقی میوفته .
قطعا میرین سراغ فعالیت های ساده تر و کلی زمان رو از دست خواهید داد و همچنین احساس عذاب وجدان و استرس گریبان گیر شما خواهد شد .
پس دوباره رسیدیم به بحث اولویت بندی
برای اولویت بندی درست حتما یه سر به این تاپیک که اقای @Farzad_Poodineh زحمتش رو کشیدن بزنین.
5- آیتم ها زیادی کلی هستند - فعالیت های روی لیستتون رو خیلی کلی ننویسین . از تکنیک salami-slice استفاده کنین فعالیت های بزرگ رو به پروسه های کوچک تر تقسیم کنین تا از بی انگیزگی و در نهایت طفره رفتن (procrastination) جلوگیری بشه . مثلا شما نمیتونین توی لیستتون بنویسین <نوشتن یک رمان> برای مثال جاش مینویسین <اتمام پیش نویس فصل اول>.
یا مثلا فکر کنین پس فردا یه امتحان دارین ، تو لیستتون نباید بنویسین <درس خواندن برای امتحان> . شما در این شرایط پاک کن رو بر میدارین خیلی شیک و مجلسی اینو پاک میکنین و مثلا جاش مینویسین <اتمام سوالات صفحه 70 تا 90>
نکته حتی میتونین برای این فعالیت ها یک برنامه ریزی و لیست جداگانه درنظر بگیرید.
6- هدف خاصی پشت آیتم های لیستتون نیست - ما برای هر کاری که انجام میدیم یک هدف لازم داریم اگر اینطور نباشه که انجام اون کار هدر دادن زمان محسوب میشه. در مورد to-do list هم همینطوره .حتما هدف از انجام اون کار رو هم کنارش ذکر کنین چون در صورت عدم انجام اینکار به احتمال بسیار بسیار بالا دچار بی انگیزگی خواهید شد. از خودتون بپرسین : چرا دارم این کارو انجام میدم؟ و حتما دلیل رو ذکر کنین.
نکته شما نه تنها هدف از انجام اون کار بلکه ذکر کردن ددلاین و مرتب کردن لیست بر اساس اولویت رو هم نباید فراموش کنین.
از انجام دادن چند کار به طور هم زمان (multi-tasking) دوری کنید
خیلی ها فکر میکنند که میتونند چند تا کار رو باهم انجام بدن و در عین حال از لِوِل بالایِ بهره وری و بازدهی برخوردار باشند. اما در واقع این ذهنیت کاملا اشتباه هست. اتفاقی که اینجا میوفته اینه که شما توجهتون رو از یک فعالیت میگیرید و به دیگری میدین و این کار رو مدام تکرار میکنید که باعث میشه مقدار زیادی از انرژی ذهن شما مصرف بشه و در پایان اون روز شما از تصمیم گیری در کوچکترین چیزها هم عاجز خواهید موند ، پس این روش روش درستی برای استفاده از زمانتون نیست.
وقتی کاری رو شروع میکنید تمام حواس پرتی ها از جمله گوشی و اینترنت و وسایل الکترونیکی تون رو خاموش کنید و دور از دسترس قرار بدید.شما مجبور نیستید به تمام پیام هاتون فورا پاسخ بدید. از تکنیک single-handling استفاده کنید . این تکنیک به ما میگه که وقتی یک کاری رو شروع کردیم تا زمانی که به طور 100 درصد تکمیل نشده تمرکزمون رو از روش برنداریم.ما برای اینکه کاملا وارد جریان یک فعالیت بشیم و کل تمرکزمون به اون تعلق پیدا کنه حداقل به 30 دقیقه زمان نیاز داریم پس اگر مدام یک فعالیت رو شروع کنید و نیمه کاره رها کنید و دوباره شروع کنید باعث میشه که انگیزه و انرژی شما افت کنه و روند کار از دستتون در بره.
با این تکنیک ساده بهره وری شما یک شبه دو یا حتی سه برابر میشه.
از طفره رفتن (procrastinating) دوری کنید
این موضوع قطعا به گوش همه ما آشناست .طفره رفتن یا یک وقتهایی تعویق انداختن کار امروز به فردا دزد زمان شماست یا بهتر هست که بگیم دزد زندگی شماست.توانایی شما در غلبه یافتن به این موضوع شانس شما در موفقیت رو مشخص میکنه.
البته با شنیدن این حرف ها نگران نشید چون همه ما درگیر این موضوع هستیم اما فرق افراد موفق و ناکام اینه که افراد موفق سعی میکنند روی کارهایی که ارزش یا ضروریت ندارند طفره برن مثل چک کردن مداوم تلفن همراه . اما دیگران آگاهانه و یا ناخودآگاه کارهای مهم و ضروری رو به تعویق میندازن و از انجام دادن شون طفره میرن. این کار هارو شناسایی کنید و اجازه ندید که شما رو تبدیل به قربانی کنند و زمانتون رو ازتون بدزدند.
دلایل زیادی وجود دارند ولی معمولا فعالیت هایی که از انجام دادنشون طفره میریم بخاطر ترس یا تنبلی هستند و این ها معمولا همون کارهایی که هستند که باید انجام بشن.
راه های زیادی برای غلبه کردن به این موضوع وجود دارند که یکی از اون ها قانون پنج ثانیه هست که قبلا زیاد راجع بهش صحبت شده .پس با تمرین و پشتکار میتونیم این موضوع رو مدیریت کنیم.
از افراد <انرژی آشام> دوری کنید
زمان شما با ارزش ترین چیزیه که میتونید به یک نفر بدین چون نه با پول میشه خریدش نه میشه برش گردوند . وقتی زمان تون رو صرف کسی میکنید در واقع دارین بخشی از عمرتون رو فدای اون شخص میکنین .
پس اگر طرف مقابل شما متوجه ارزش کارتون نیست یا به جای کمک به رشد فردی شما باعث از دست رفتن عمر و انرژی شما میشه به شدت ازشون دوری کنید. همچنین توجه داشته باشید که شما موظف نیستید به همه رفتارها یا حرف ها واکنش نشان بدید به هر کسی توضیح ندید بزارید هر تصوری که میخوان از شما داشته باشند. زمانتون رو به افرادی اختصاص بدید که باعث میشن انرژی شما برای ادامه راه فول بشه و حس خوب بهتون منتقل میکنند .
همه قرار نیست توی دایره افراد مهم زندگی تون جایی داشته باشند و افراد خودشون ارزش خودشون رو مشخص میکنند
از بحث کردن با افرادی که ارزشش رو ندارند به شدت بپرهیزید چون اون ها اون موقع اصلا نمیشنوند که شما چی میگید و فقط چیزی رو میشنوند که دلشون میخواد بشنوند پس سکوت کنید و با جمله کاملا حق با شماست خودتون و زمانتون رو نجات بدید.چون ممکنه مدتی بعد اون هم ذهنتون درگیر باشه و فعالیت هاتون مختل بشه
این افراد رو شناسایی کنید و حتما به فکر حذف کردنشون از زندگیتون باشید.به مرور نقششون رو کمرنگ و کمرنگ تر کنید.
برای شروع دیر نیست بیایید از همین لحظه شروع کنیم.
sources :
time management by Brian Tracy
to-do list formula by Damon Zahariades
بسیار مقاله جامع و کاملی بود و هم شامل نکات روانشناسی هم شخصیتی هم علمی و هم فلسفی بود و این یعنی جمع بندی دقیقی از خلاصه دو کتابی که خوندی ارائه کردی. احسنت بهت عزیزم 
استفاده کنین.